Услуги типографии по постпечатным работам

Первый – традиционный. То есть выделить отдельное помещение, закупить металлические шкафы и стеллажи, рассортировать все по папкам, пронумеровать их… У этого способа, бесспорно, есть как достоинства, так и недостатки.

 

К последним, в частности, относится вопрос с арендой. Если вы располагает площадями и готовы отвести под архив несколько квадратных метров – это одно, а если ютитесь в арендованном офисе – совсем другое. И даже если комнатка есть, чрезвычайно важно обеспечить достойные условия хранения: определенный уровень влажности, температурный режим и пр. Иначе, каким бы хорошим и качественным ни был архивный переплет,  через пару лет документы потеряют всякий вид и могут даже прийти в негодность.

 

Расположение архива отдельно от других помещений  вынудит ваших служащих совершать путешествия по офису. Можете быть уверены: оптимизации рабочего процесса это никак не способствует. Встав из-за стола, сотрудник очень быстро перестает думать о делах, а по возвращении за него ему требуется около минуты, чтобы возобновить прерванное занятие.

 

Всех этих недостатков лишен электронный  способ архивации. Действительно, что может быть лучше? Выделять комнату – не нужно, прогулки по офису сокращаются до минимума, нет необходимости обеспечивать какие-то специальные условия хранения… А самое главное – изрядная экономия. На аренде, на шкафах и стеллажах (и их обслуживании), на бумаге, в конце концов.

 

Можно организовать такой архив самостоятельно (при условии, что у вас есть оборудование и время) или  заказать услуги сканирования и перевести в электронный формат даже самые старые бумаги, чтобы они всегда были под рукой и в один прекрасный день не рассыпались от ветхости. К тому же при необходимости распечатать нужный документ можно одним нажатием кнопки – а вот при копировании экземпляров из папок иногда нужно постараться.

Единственный момент – скорее всего, сотрудники  предпенсионного возраста будут осваивать его  с огромным трудом и, возможно, так никогда и не освоят. С другой стороны,  подобный способ хранения документов – технология, за которой будущее. А потому вкладывать в нее деньги – рентабельно и логично.

 

Что общего у этих двух способов организации архива – кроме того, что они упрощают жизнь и помогают содержать всю документацию в порядке? Архивный переплет помогает обеспечить легкий доступ к любой квитанции, договору или приказу за счет унификации и сортировки по тематическим папкам – точно так же, как и при электронном «складировании». При необходимости передачи документов в госархив или налоговой инспекции это можно будет сделать проще простого, не роясь отчаянно в кипах бумаг, а сразу найдя то, что нужно. А услуги сканирования и здесь сослужат вам хорошую службу: ведь госархив принимает документы и на электронных носителях, что позволяет не занимать лишние площади, а вам – не переплачивать за хранение.

 

Одним словом, создание архива – дело важное и нужное. Надо ли вам передавать документы в стороннюю организацию или просто хочется облегчить жизнь себе и своим сотрудникам, оптимизировать при этом рабочий процесс, – профессиональная архивация поможет вам в этом, сэкономив деньги, нервы и драгоценное время.